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法学院开通学生管理系统 推进信息化建设与精细化服务
2014-03-27 09:55:35
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来源:法学院
编辑:天武

新学期开学第一天,当法学院2011级本科生杜嘉能像往常一样打开学院网站浏览信息时,惊喜地发现不仅院网的版式风格焕然一新,而且专门为同学们设计的学生内网也正式上线使用,“新网站高端大气了!”

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(法学院学生管理系统登录页面)

法学院一直秉承“以学生为本,关爱每一位学生”的工作理念,不断创新工作模式,扎实开展学院人才培养和学生工作。为更好地实现精细化管理、人性化服务,学院积极探索学生管理的信息化建设,经过充分的调研、论证、筹划,于2013年12月开发完成“法学院学生管理系统”暨学生内网并于2014年春季学期正式投入使用,实现学生个人信息档案管理、工作通知发布、信息推送、奖助学金网络申报评审等各块工作的信息化、规范化,惠及学生管理、教务管理、党务管理、对外交流交换等涉及学生的各工作部门。

对接数字人大,学生信息档案动态更新

“法学院学生管理系统”的登录端口嵌入法学院官方网站,登录数据与数字人大对接,本院学生无需额外申请账号,数字人大账号在线时即可“一键式”直接登录。“平时自己有很多账号密码很难记住,与数字人大对接减少了重新注册的麻烦,登录起来非常方便,这样让我更加乐意使用新系统。”法学院2010级本科生崔墨同学如是说。

据了解,该系统学生信息模块的最大亮点在于,为法学院每一位在校生准备了一份独特的“电子档案”,包括学生的“基本信息”和“拓展信息”,并实现了档案的动态化和交互性,学生可随时对个人资料进行更新和完善。系统将基本信息设置为必填项,法学院在校生需在个人中心完成基本信息并可实时更新维护,如政治面貌、身份证号、手机号、邮箱、家庭成员姓名及联系方式等;同时,系统提供了科学而全面的搜索功能,学院可动态掌握学生最新的每一项个人资料。系统将学生在校期间的科研成果、实习经历、公益服务、社会实践及学生活动、荣誉奖励、诚信档案等各方面表现情况涵盖在“拓展信息”板块中,同学们可自主管理、维护,管理员进行修改和审核,每一名毕业生在离开母校之际,都可以从系统中导出一份专属于自己的档案。

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(学生个人信息档案)

“作为法学院这样一个学生人数近3000人的大院,实时掌握每个学生最新的个人信息,尤其是最新的联系方式,是学生管理工作中最基本的环节。现在,学生管理系统有效解决了这一难题,不仅联系任意一名同学比以往更加便捷,而且还可以随时检索到同学们在校期间各方面的表现情况。”法学院团委书记邢姝表示。

截至目前,全院已有逾百分之九十的学生完成了注册和信息审核工作,完备的学生信息库已初步建立。

明确网站功能,工作通知分类发布

本学期,根据法学院网站整体调整方案,院网只作为对外宣传平台使用,涉及学生的工作通知均通过“法学院学生管理系统”发布,该系统通知公告栏包括“团学工作”、“教务工作”、“对外交流交换”、“就业与实习”、“奖助学金”、“党务工作”及“其它”共七个栏目,各板块根据工作需要下设二级栏目,学院各工作部门通过独立的管理员账户进行分类管理,各自维护更新,信息发布更加及时、高效;同时,从根本上改变了以往旧版学院网站发布通知分类不细、针对性不强的问题,学生能够更准确、更快地找到自己想要关注的最新通知。

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(系统通知公告栏目)

在谈到新系统给日常工作带来的变化时,法学院团委副书记肖晶非常高兴,“以我负责的学生就业与实习工作为例,旧版网站没有设置阅览权限的功能,我们根据用人单位的要求发布一则专门针对人民大学法学院毕业生的招聘信息之后,往往会收到大量其他院校学生投递的简历,收集简历时还要仔细区分筛选,额外耗费了大量的时间和精力。新系统只有法学院本院学生才可以登录并看到信息,既保证了招聘信息保密,也帮助我们减轻了工作负担。”

升级信息平台,群发功能实用节约

“如果有一项重要工作需要通知到全院学生,只在系统中发布工作通知,是无法保证同学们及时关注到的,这就需要新系统也要具备消息推送的功能。”邢姝谈到,“我们设计了两种消息推送方式,短信推送和邮件推送。”

短信推送子模块将提供短信群发业务的平台嵌入系统,无需另行登录即可进行短信群发。更为实用的是,在以往的短信推送平台上,管理员只能导入固定的通讯录或者手动输入手机号码来群发短信,学生手机号码更换后如备案不及时将导致信息沟通不畅。为此,身为班长的法学院2012级本科生周雷同学深有体会。“同学们换号码是经常的事,以前换了号要亲自到学院备份,请老师在通讯录上手动修改,否则无法及时接收重要通知。有的时候担心大家收不到学院发来的通知,只好再由我给全班同学转发一遍。”新系统将短信推送子模块与学生信息库“无缝对接”,保证了发送的手机号码是最新的有效号码;系统的智能搜索功能还可便捷地根据任意要素筛选出特定群体的学生(如特定年级、班级、专业、性别、生源地,毕业生群体、全体班长等),进行有针对性的短信推送。

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(系统消息推送模块)

 “短信推送是一种最为快捷的方式,但并不经济,如果给全院3000人群发一次短信,成本就是300元,而如果短信内容较长,成本还要翻倍。而邮件推送则是一种零成本的方式。”邢姝介绍说。系统的邮件推送子模块与学生信息库衔接的同时,还实现了与工作通知栏目的对接,除了常规的写邮件功能,还可直接点击系统发布的任意工作通知,将通知全文(含附件)进行邮件群发。新系统要求学生在填写个人信息时注册并使用以“@ruc.edu.cn”为结尾的人大邮箱,随着“VRUC”登录页面的改版,无论学生在人大内何处登录学校网络,都可及时看到登录页面的未读邮件提醒。

两种系统的结合使用,不仅充分发挥了邮件群发系统零成本、准确详尽的优势,又实现了短信群发系统实时、高效、便捷的优势,为工作开展带来极大便利。

“足不出户”完成项目申报,打造公平高效评审平台

奖助学金申报评审是涉及学生利益的一项重要工作,法学院院设奖助学金40余项,覆盖学生人数150余人,每年申报者逾700人,工作量非常繁重,程序严格而复杂,为加强和改善奖助学金申报评审工作,实现公平、公正、高效、节约,“法学院学生管理系统”借鉴企业招聘的网申系统,创设性地设置了奖助学金申报评审系统。

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(奖助学金管理页面)

和其他模块一样,新系统中奖学金申报评审模块也与学生信息档案模块关联,学生可直接在系统上完成奖助学金项目的申报,且可从个人档案中选取已经管理员审核的信息导入申报表中,“足不出户”式的申报大大节省了同学们的时间、精力。“我记得去年申报院设奖学金时先是发电子邮件,由于邮箱问题发送了两遍才成功;现场确认和提交纸质版申报表的时间又和我的实习时间冲突了,不得不提前请假回来,报得人多,还排了很长的队。看到系统使用手册中这个功能的介绍,我觉得非常人性化,有一种被贴心服务的感觉。很期待体验一下今年的申报!”法学院2011级法律硕士刘海龙同学非常感慨。

“信息化、无纸化管理在奖助学金申报评审模块得到了最大程度的体现”。 法学院党委副书记郑小敏介绍到。学生完成申报后,系统可直接筛选符合条件的申报者,工作人员无需再对申报材料进行人工审核;评委可以直接在系统中完成评审,系统将根据评委的评分直接进行统计、核准、排序,规避了人工操作的不准确性和程序失当性,有助于最大程度实现奖助学金评选工作的公平、公正、高效。

郑小敏副书记表示,虽然系统目前尚处于开放使用的初期,客观上还有诸多细节需要调整,但新系统的推出,无疑直接推动了学院学生管理的信息化、规范化、高效化,尤其是学生基本信息库和邮件推送等功能的完善,大大提高了工作的针对性,提高了学生日常事务管理的效率。

据悉,从本学期开始,随着法学院官方网站全面改版工作的推进,学院各部门先后依托新媒体手段开展工作,打造了“法学院官方微信”、“法学院校友工作APP”,学院团委也开设了“法学院就业微信”、微博等多种平台,各学生组织打造多种宣传平台,实现与广大学生“亲密接触”。

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(法学院团委就业工作微平台)

法学院将继续落实学校关于信息化、精细化、人性化管理的工作要求,紧跟时代潮流,开拓学生管理工作的新模式,努力实现学生管理工作的新突破,为开创精细化管理和服务的人大模式做出积极的探索。

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