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后勤集团完成2014年国际小学期境外学生入住接待工作
2014-07-16 20:54:26
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来源:后勤集团
编辑:人大新闻网

6月26日,随着加拿大籍女学生Marianne的顺利入住,人民大学2014年国际小学期境外学生住宿接待保障工作拉开序幕。后勤集团按惯例承接此次境外学生入住接待任务,由国际公寓部负责具体工作,克服时间紧、任务重、人员紧缺、房源紧张等困难,全员出动、加班加点、周末不休,顺利完成国际小学期境外学生入住接待服务工作。截止到7月6日,共计接待来自48个国家及地区的327名国际小学期学生入住,创历届国际小学期境外学生入住接待数量新高。

提前准备接待物资,保障学生顺利入住

从今年3月份开始,后勤集团国际公寓部就提前筹划国际小学期的各项准备工作。4至5月多次与校园一卡通中心联系,试用并调整可用房卡,提前备好100张房卡,并进行逐一测试,确保房卡无故障。

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根据历届接待经验,特别是针对往年接待服务过程中学生入住后大量咨询相关问题或调换房间的需求,国际公寓部制定了简明的入住办理流程,全英文撰写了包含有住宿须知、温馨提示、物品清单及注意事项等内容的《服务手册》,并按照不同楼宇分颜色印制,确保人手一册,《服务手册》中详细标明了开水供应时间、公共浴室男女楼层、洗衣卡购置以及办理餐卡、上网卡等注意事项,还绘制了路线指引图,方便学生使用。

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为保障学生入住后的正常生活,在集团物资采购与资产管理办公室的大力支持下,国际公寓部于5-6月份与供应商多次接洽,进行市场比价,完成了卧具和其他生活用品采购工作。6月底新卧具和电蚊香液、拖鞋、网线、脸盆、台灯、暖壶等生活用品全部到位。

合理预测、抢时打扫,高效筹备接待房间

本学期初,后勤集团国际公寓部即与学校国际小学期办公室保持密切联系和沟通,根据往届工作经验,认真总结分析学生期末退房规律,合理预测期末可用床位和境外学生实际报到数,并适当预估了一部分非毕业生退房数量,及时、准确地向国际小学期办公室提供了计划可用房源数据,最大程度保证小学期招生数量和学生住宿预订。

因留学生公寓资源紧张,为确保预测数据误差最小,4—5月,国际公寓部安排工作组,分两组对今年的毕业生及非毕业生进行逐人逐间走访,总计走访7批次,其中非毕业生476人次、毕业生1300余人次,一方面详细、及时、准确了解每位留学生预计归国和离校时间信息,一方面动员毕业生及时离校,以便于分楼宇详细分析国际小学期可用床位信息。同时,鉴于公费毕业生7月中旬才能离校,利用青年公寓毕业生退宿空档,成功动员9名学生调房,为国际小学期学生腾出了留学生公寓1号楼的预订房间。

进入6月底,国际小学期各项准备工作进入攻坚阶段。留学生退房离校主要集中在26日至28日,国际小学期学生集中报到在6月30日和7月1日,在短短的3天内,国际公寓部各部门交叉工作,加班加点抢时打扫283间空房间(355个床位),并检修衣柜、双层床等设备设施,完成515间次卧具用品配置、329份入住温馨提示放置、283次电表检测及输电等工作,确保房间达到正常入住标准。

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在毕业生集中退房之前,国际公寓部还利用学生提前退房时段完成120块窗帘清洗和21间房间粉刷工作,确保了学生房间的干净整洁。

6月27日至周末,有22名境外学生提前到京并入住,国际公寓部全员不休,行政、人事、资产管理员和经理主任全部出马,与一线员工一起清扫房间、对房间遗留物品并登记入库,保障暑期学生到校即能入住。

创新服务,迎来送往

本届国际小学期的接待工作主要难点在于办理毕业生退房和暑期学生报到入住同时进行。为保障离校和报到留学生均能顺利办理手续,后勤集团国际公寓部主动承担起学生的迎来送往工作:

(一)为离校留学生推出“国际版滴滴打车服务”

近期雷雨天气频发,毕业生行李较多,留学生自行拖运行李到校门外打车比较困难,国际公寓部主动联系学校保卫处东校门保安队,6月26日至7月1日期间,请东门保卫人员协助预约并引导出租车进校,直接开到留学生公寓门口以方便学生乘车。出租车到位后,安保人员主动帮助学生搬运行李,东门口暂时预约不到出租车时,工作人员就利用三轮车、推车等帮助毕业生将行李运送至东门,力争为毕业留学生离校归国提供人性化服务。

(二)为报到学生提供“一对一”的引导服务。

国际小学期学生远途疲劳,国际公寓部在前台大厅专设“行李暂存处”,学生到达后第一时间即可“卸下”沉甸甸的行李,轻松办理入住手续,随后会有一名保安员帮助搬运行李、引导进房间,帮助开启空调、介绍房间用品摆放位置等。在集中入住期间,13名工作人员共计引导285人顺利入住。

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人性化入住,圆满完成接待任务

6月30日至7月1日是国际小学期学生集中报到时间。为确保接待现场秩序井然,入住接待现场划分为行李暂存区和住宿手续办理区,前台办理入住手续依然遵循了签证信息上传、华仪系统开通房间、制作房卡、收费开票、开具入住单的“入住五部曲”。在此基础上,新增加了人性化的备用房设置,方便未预定学生和有特殊需求学生临时快速办理入住。

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学生集中报到期间,临时开放了国际文化交流中心西侧大门,方便住宿在留学生1、2、3号楼的同学办完住宿手续直接从西侧大门前往住宿地点,避免入住和排队人员往返穿插,造成大堂拥堵。因与部分晚走的毕业生退房时间重合,单独开通了退房绿色通道,专人为晚退宿毕业生办理退房手续。此外专门针对40名深夜到校的学生开通了暂缓交房费快速入住的绿色入住通道。

后勤集团国际公寓部还提前制作了调换房间申请登记表,学生入住后如有调房需要,可先行登记,7月2日开始根据申请时间顺序和空余房源情况进行适当调整,有效避免了学生入住后到前台要求换房的压力,最大限度保证前台入住手续办理效率,减少了学生的排队时间。

一系列人性化措施,在确保为学生提供便利服务的同时,有效保障了住宿手续的高效有序。目前,国际小学期入住接待服务工作暂时落下帷幕,入住后的服务保障工作还在有条不紊进行。后勤集团将以此为契机,充分发挥涉外服务窗口作用,有效推进精细化管理和人性化服务工作,树立良好服务形象,不断提升涉外后勤服务的国际性。

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