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后勤集团公寓管理引入“电子花名册”
2015-04-22 14:56:56
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来源:后勤集团
编辑:魏巍巍

学生公寓是大学生集体生活之家,是学生思想文化教育的第二课堂,是展现学校文化风貌的重要窗口。运用互联网思维解决学生公寓管理服务中的主要矛盾,是创新高校公寓管理模式的题中之义。为提升管理水平,提高服务质量,推动公寓信息化建设,2014年下半年,中国人民大学后勤集团与信息技术中心联合推出了一个公寓信息化的新产物——学生公寓住宿“电子花名册”,实现住宿资源高效便捷管理,确保住宿信息尽在掌中。

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一、概念的提出源于经验

“电子花名册”概念的提出源于后勤集团国内公寓部十多年的工作经验,在“电子花名册”创建之前,学生公寓住宿信息长期依赖纸质材料的记载与保存,弊端凸显:一是与学校整体学生电子信息管理系统脱节。纸质花名册没有学生联系方式等个人信息;遇到信息更新,必须经过部门资源管理工作人员口头通知,由管理员手动修改。学生提交的实体照片规格、年代和标准也不统一;二是需要查找学生信息时,公寓工作人员需手动翻阅。据统计,公寓管理员和值班员每天平均要翻阅纸质花名册十余次,手动翻阅查询速度慢且不便于巡楼携带;三是“纸质花名册”信息在长期保存上也极易丢失或破损。基于上述原因,“电子花名册”的想法应运而生。

二、“电子花名册”的基本属性

“电子花名册”是公寓人集体智慧的结晶。这项工作由后勤集团国内公寓部牵头,学校信息技术中心提供技术支持,从2014年9月开始筹备设计,期间经历了多次讨论、测试与修改, 2014年10月中旬软件正式投入使用。目前这款软件可以在手机和平板电脑的Android、iOS、Windows phone系统上使用,也可以在电脑的Windows、Mac OS X系统上使用,已实现按楼层、学院、学号、学生姓名等任一条件查询相关住宿学生情况。此外,软件增添了学生联系方式、住宿起止日期等重要信息,兼具部分统计功能。

目前“电子花名册”正处于试运行阶段,主要供后勤集团国内公寓部学生公寓管理服务人员使用。除此之外,保卫处、学生处相关老师也可以依据工作需要进行使用,将来软件的使用权会扩展到学校对学生住宿相关信息有需求的部门及人员。

三、软件将创新公寓管理模式

“电子花名册”依托手机等移动设备,使国内公寓住宿信息的查询和统计更为及时、便捷,实现了学生公寓住宿信息管理的电子化,也逐步影响着学生公寓管理服务工作的各个领域。

“昨天丢的一卡通今天就找回来了,而且还是宿管阿姨亲自送到宿舍的,有了电子花名册真是太方便了。”这是人大某住宿学生口中的“电子花名册”。该软件切实提升了公寓管理服务的工作效率。在公寓里遗失一卡通十分常见,在使用“电子花名册”之前,公寓管理员收到捡拾的一卡通都需要依靠“纸质花名册”按楼层、房间逐个筛选出对应的学生,并比对照片。若发现为本楼学生,就在公告黑板上写出招领通知;若本楼无该学生信息,就由管理员集中上交部门办公室,再交至学校信息技术中心统一处理。查找与归还方式繁琐、困难。如今,管理员只需在“电子花名册”输入失主学号,便可轻松确定一卡通失主信息,并通过电话第一时间与失主取得联系,确定核实、发还事宜。这样的方式大大提高了一卡通的找还率,避免了因归还滞后给学生带来的不便与损失。

同样的优势也表现在高效处理学生借钥匙工作中。以往遇到这种情况,值班员需要在纸质花名册上翻页找到该学生对应的楼层、宿舍号及床号,核实后再比对照片和本人相貌,同时让学生登记借钥匙的时间、缘由,最后学生才能拿到钥匙——整个过程近5分钟。现在,值班员可以在“电子花名册”查询栏输入该学生的姓名或学号,点击进入即可查看其相关信息和照片,并记录借用信息,通常只需30秒。别小看这减少的4分30秒,在每天学生进出楼高峰时段,通常是管理员和值班员最紧张的时段,此时段人流量大,每分钟出入近百人次,通常需要值班员站在门口盯看值守,然而此时段也是借钥匙的多发时段。“电子花名册”减少了身份核验时间,帮学生减少了等待时间,也为学生公寓的安全保驾护航。

应对突发性事件时,“电子花名册”也扮演着重要角色。发生跑冒滴漏等突发情况,以前只能通过联系学院等间接方式联系到学生,易错过最佳处理时机。现在“电子花名册”可以保证第一时间与学生取得联系,大大减少了中间环节,便于及时快速处理突发事件,为挽回学生财产损失赢取了宝贵时间。

与此同时,“电子花名册”使公寓工作人员实现了移动办公,一定程度上避免外来学生留宿等行为的发生,并为管理员日常派送未写明宿舍的邮品等也提供了便利。“电子花名册”这一软件的开发利用正带动公寓管理服务模式的一次全面革新。

四、软件的未来发展趋势

为进一步完善该软件功能,后勤集团国内公寓部多次组织召开软件的使用反馈会,了解一线工作人员的试用体验与改进意见。试用老师普遍认为信息化、无纸化的花名册不仅会给学生带来便利,也提升了一线服务工作的效率。但该软件在网络覆盖等基础设施、电子照片的尺寸舒适度、数据实时同步更新等方面还有待进一步完善。同时,除了记载、查询、简单统计功能外,后勤集团将进一步探讨“电子花名册”在会客登记、交接班记录等公寓日常管理服务工作中的应用。

中国人民大学“电子花名册”的设计是后勤集团落实精细化管理理念的全新尝试,也是人性化服务的新的设计成果。“电子花名册”的出现无疑为学校公寓管理服务信息化建设开启了新的思路,后勤集团将对学生公寓信息化管理需求进行重新审视,用新技术和新的社交手段为学生提供更多人性化、交互式、即时性的服务,用互联网思维提升学生公寓管理水平,提高服务质量,最终提高学生满意度。