1．时间要求：为使毕业生档案能及时转出，招生就业处在6月30日发派遣证后，请各学院负责毕业生档案材料的老师在7月8日前务必将档案材料交到人事档案室并归入其本人档案中（具体时间安排另附表）。如不能将毕业材料整理完毕按期归入档案，请各学院提前落实负责人。

请分管老师按照《中国人民大学毕业生档案材料收集范围和要求》整理档案材料，按学号排序，做到材料准确、齐全、规范，并将毕业材料装入其个人档案中。希望今年各学院提早做好准备，及时做好毕业生档案材料归档工作。

2.毕业生就业单位如来校自取学生档案，请在6月28日前电话通知人事档案室，自取档案时间为7月14日至16日，逾期不候。人事档案室电话：62511703。

3．毕业生档案转出查询：各学院老师务必通知毕业生重视个人档案的落实，请毕业生在毕业后两个月内进行查询，确定自己的档案是否到位。若档案不到位，请毕业生及时查询。务必告知：机要局只在档案发出后的一年内提供查询。

4．毕业生档案材料移交表格的下载：学校档案馆主页面（档案馆主页――服务指南――相关文件下载――人事档案材料登记表），各学院老师须直接下载，交表时请签名并盖学院公章（一式两份）。

5.毕业生就业出现改签、或者后期签约的，请务必将在就业办领取的档案转递通知单及时交到人事档案室，并在转档通知单上注明具体原因。

附 中国人民大学2010届毕业生档案材料收集范围和要求

毕业生的人事档案材料是学生在校期间德、才、学、识的反映，是用人单位选拔、任用的重要依据。为了进一步做好毕业生材料的收集工作，现根据中组部的有关规定，结合我校的实际情况，特做如下规定：

一、毕业生档案材料收集范围

1.本科生

（1）各类登记表：学生登记表（入学时填写）、高等学校毕业生登记表

（2）鉴定材料：学生学年鉴定表

（3）学籍材料：学生成绩册（表、单）、授予学位的决定

（4）正式党员入党志愿书、入党申请书、转正申请及综合考察材料、外调证明材料等

（5）奖励材料：学生所获的各种奖励登记表及审批表

（6）处分类材料：处分决定及个人检查材料

（7）其他：新生军训材料、体检表、高校毕业生就业通知书

2.研究生

（1）各类登记表：研究生登记表（入学时填写）、毕业研究生登记表

（2）鉴定材料：学生学年鉴定表、其他鉴定材料

（3）学籍材料：学生成绩册（表、单）、攻读硕士（博士）学位研究生培养材料、研究生论文答辩决议、授予学位的决定

（4）正式党员入党志愿书、入党申请书、转正申请及综合考察材料、外调证明材料等

（5）奖励材料：学生所获的各种奖励登记表及审批表

（6）处分类材料：处分决定及个人检查材料

（7）其他：体检表、毕业研究生就业通知书

二、归档材料的要求

1．必须是办理完毕的正式文件材料，内容真实可靠、文字清楚符合行文规范。

2．必须手续完备。凡规定组织审查盖章或签字的须有组织盖章签字，处分决定须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）。

3．归档材料一律使用钢笔、签字笔（黑色）或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。不允许涂改、贴补及进行任何技术处理。

4．归档的材料，必须有严格的登记、交接手续，做到责任分明，查找有据。

5、归档的电子版入党材料以及个人填写的各类表格的个人签名处需用手写签名。

6、归档材料需按学号顺序登记、排列整理；毕业生档案材料移交登记表一式两份，登记表需有填表人和移交人的手写签名并盖学院公章。

档案馆人事档案室

2010.6.10